Cómo configurar el correo electrónico
Visión general
Etendo soporta una configuración SMTP multinivel que permite definir los ajustes de correo de forma independiente en tres niveles: Entidad, Organización y Usuario. Al enviar un documento por correo electrónico (p. ej. una factura o un pedido), el sistema resuelve qué configuración utilizar siguiendo una cascada de prioridad:
- Nivel de usuario — si el usuario tiene una configuración de correo electrónico activa, tiene prioridad.
- Nivel de organización — si no se encuentra una configuración a nivel de usuario, se utiliza la configuración de la organización.
- Nivel de entidad — la configuración de respaldo, compartida por todas las organizaciones y usuarios de esa entidad.
Este diseño permite a una empresa establecer un servidor SMTP global a nivel de entidad, permitiendo que organizaciones o usuarios específicos lo sobrescriban con sus propias credenciales.
Info
Cada nivel puede almacenar más de un registro de configuración SMTP. Solo un registro puede marcarse como Valor por defecto por nivel, y ese será el que se seleccione para ese nivel cuando se evalúe la cascada.
Prerrequisitos
- Rol Administrador de la Entidad para configurar el correo a nivel de Entidad.
- Rol Administrador de la Organización para configurar el correo a nivel de Organización.
- Rol System Administrator para configurar el correo a nivel de Usuario.
Pasos
1. Configurar a nivel de entidad
Aplicación > Configuración General > Entidad > Entidad > pestaña Configuración del correo electrónico
La subpestaña Configuración del correo electrónico de la ventana Entidad define los ajustes SMTP globales. Esta es la configuración de respaldo compartida por todas las organizaciones y usuarios de esa entidad.
Completa los campos SMTP. Para una descripción de cada campo, consulta Referencia de campos.
Después de completar los campos, haz clic en el botón Probar conexión SMTP para verificar que Etendo puede alcanzar el servidor con las credenciales proporcionadas.
Info
El campo Fecha de última prueba se actualiza automáticamente después de cada prueba, y la casilla Prueba satisfactoria refleja si la última prueba fue correcta. Una prueba satisfactoria no garantiza que todos los correos se entreguen, pero confirma que la conexión y la autenticación funcionan correctamente.
2. (Opcional) Sobrescribir a nivel de organización
Aplicación > Configuración General > Organización > Organización > pestaña Configuración del correo electrónico
Cada organización puede definir sus propios ajustes SMTP en la subpestaña Configuración del correo electrónico. Cuando existe y está activa, esta configuración sobrescribe los ajustes a nivel de entidad para todos los correos enviados por usuarios de esa organización.
Los campos son los mismos que los descritos en la sección Referencia de campos.
3. (Opcional) Sobrescribir a nivel de usuario
Aplicación > Configuración General > Seguridad > Usuario > pestaña Configuración del correo electrónico
Un usuario individual puede tener sus propias credenciales SMTP configuradas en la subpestaña Configuración del correo electrónico de la ventana Usuario. Esto tiene la máxima prioridad: si el usuario tiene una configuración activa válida, siempre se utilizará independientemente de los ajustes de organización o entidad.
Los campos son los mismos que los descritos en la sección Referencia de campos.
Info
Cada nivel puede almacenar más de un registro de configuración SMTP. Solo un registro puede marcarse como Valor por defecto por nivel, y ese será el que se seleccione cuando se evalúe la cascada.
Cómo funciona la cascada
Cuando se dispara un correo (p. ej. al enviar una factura), Etendo resuelve la configuración SMTP de la siguiente manera:
- Nivel de usuario — si el usuario que envía tiene una configuración de correo por defecto activa, se utiliza.
- Nivel de organización — si no se encuentra una configuración a nivel de usuario, se utiliza la configuración por defecto de la organización.
- Nivel de entidad — si no se encuentra una configuración a nivel de organización, se utiliza la configuración por defecto de la entidad como último recurso.
Una configuración se considera utilizable solo si tiene informados Servidor SMTP y Dirección de envío del servidor SMTP. Las configuraciones a las que les falte cualquiera de estos campos se omiten silenciosamente y la cascada continúa al siguiente nivel.
Warning
La omisión solo aplica a configuraciones incompletas (falta el host SMTP o la dirección de envío). Si se encuentra una configuración completa pero las credenciales son incorrectas o el servidor no es accesible, la operación de envío falla con un error — no hace fallback al siguiente nivel.
Referencia de campos
En una instalación estándar de Etendo, el mismo conjunto de campos está disponible a nivel de Entidad, Organización y Usuario.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Servidor SMTP | Nombre de host o dirección IP del servidor SMTP (p. ej. smtp.gmail.com). |
| Puerto Smtp | Puerto utilizado por el servidor SMTP (p. ej. 465 para SSL, 587 para STARTTLS o 25 para conexiones sin cifrar). |
| Conexión de seguridad Smtp | Modo de seguridad de transporte. Las opciones disponibles son Ninguno, STARTTLS y SSL. Debe coincidir con la configuración del servidor. |
| Timeout conexión Smtp | Timeout de comunicación en segundos. Tras este tiempo, el proceso de envío de correo se detiene. |
| Autenticación SMTP | Indica si el servidor SMTP requiere autenticación. Si se habilita, Cuenta del servidor SMTP y Contraseña del servidor SMTP pasan a ser obligatorios. |
| Cuenta del servidor SMTP | Usuario SMTP utilizado para autenticación. Obligatorio cuando Autenticación SMTP está habilitada. |
| Contraseña del servidor SMTP | Contraseña de la cuenta SMTP. Obligatorio cuando Autenticación SMTP está habilitada. |
| Dirección de envío del servidor SMTP | Dirección de correo que aparece en la cabecera From de los correos salientes. Obligatorio para enviar documentos por correo correctamente. |
| Nombre del remitente | Nombre para mostrar opcional junto a la dirección del remitente. |
| Dirección de respuesta (Reply-To) | Si se establece, las respuestas se dirigen a esta dirección en lugar de a la dirección del remitente. |
Ejemplos
Gmail
- Servidor SMTP:
smtp.gmail.com - Autenticación SMTP:
Sí - Cuenta del servidor SMTP: una cuenta válida de Gmail (p. ej.
user@gmail.comouser@tudominiosi usas Google Workspace) - Contraseña del servidor SMTP: la contraseña de aplicación o el token específico de la cuenta
- Dirección de envío del servidor SMTP: la misma que la dirección de la cuenta
- Conexión de seguridad Smtp:
SSL - Puerto Smtp:
465 - Timeout conexión Smtp:
600(10 minutos)
Warning
Gmail requiere usar una contraseña de aplicación (si 2FA está habilitado) u OAuth2. Google eliminó el soporte de "acceso de aplicaciones menos seguras" en 2022, por lo que la autenticación simple usuario/contraseña ya no está soportada.
Servidor corporativo (STARTTLS)
Para la mayoría de servidores de correo corporativos o on-premise:
- Servidor SMTP:
mail.tudominio.com - Autenticación SMTP:
Sí - Cuenta del servidor SMTP:
user@tudominio.com - Contraseña del servidor SMTP: la contraseña de la cuenta
- Dirección de envío del servidor SMTP:
user@tudominio.com - Conexión de seguridad Smtp:
STARTTLS - Puerto Smtp:
587 - Timeout conexión Smtp:
600
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