Gestión de Proyectos y Servicios - Primeros pasos

Visión general

La funcionalidad de Gestión de Proyectos y Servicios es esencial para que las empresas gestionen proyectos, servicios o ambos. Ayuda a las organizaciones a planificar, ejecutar, supervisar y optimizar proyectos y servicios de forma eficiente, integrándolos con otras funcionalidades como Gestión de Compras, Gestión de Ventas, Gestión Financiera, etc.

El módulo de Gestión de Proyectos y Servicios consta de:

• Proyecto multifase para gestionar proyectos con fases y tareas.
• Informe de gasto para gestionar costes relacionados con proyectos.

Como se observa en este diagrama, tras configurar la información que se muestra a continuación, para gestionar un proyecto, el usuario debe introducir un Proyecto multifase en la ventana correspondiente. Esta ventana permite registrar el progreso de un proyecto en diferentes Fase. Cada proyecto incluye una o más fases y, en cada fase, una o más Mantenimiento. Para cada una de estas fases, es posible realizar un proceso de aprovisionamiento a pago, para las compras necesarias del proyecto, o un proceso de pedido a cobro para las ventas necesarias del proyecto. Para registrar los gastos del proyecto requeridos, se utiliza la ventana de Informe de gasto. Una vez que una fase se cierra, el usuario puede revisar la rentabilidad utilizando las Herramientas de análisis disponibles. Este flujo se realiza para cada una de las fases de un proyecto y, una vez completadas todas las fases, el proyecto puede ser Cerrado.

Conceptos clave

Los conceptos clave de gestión de proyectos y servicios mencionados en este capítulo son:

• Terceros:
  • Proveedor: tercero que suministra bienes y/o servicios. En la gestión de proyectos y servicios, el proveedor es el vendedor de los bienes suministrados relacionados con el proyecto, la empresa de consultoría a la que se subcontrataron servicios de consultoría y el empleado al que se le reembolsan gastos relacionados con un proyecto.
  • Cliente: la parte a la que se venden bienes o servicios. En la gestión de proyectos y servicios, el cliente es a quien se le cargan los costes y gastos del proyecto.
  • Empleado: persona que trabaja en la empresa. En la gestión de proyectos y servicios, la información del empleado se utiliza para el cálculo del coste del proyecto, en base a los Informe de tiempo.
• Pedido de venta: documento que lista los bienes y/o servicios proporcionados a un cliente y las condiciones de la venta.
• Factura (Cliente): documento utilizado para administrar un derecho de cobro. El documento lista los bienes y/o servicios proporcionados a un cliente y las condiciones de la venta.
• Factura (Proveedor): documento utilizado para administrar una obligación de pago. El documento lista los bienes y/o servicios proporcionados por un proveedor.
• Tipo de proyecto: plantilla utilizada para crear fácilmente fases y tareas en un proyecto multifase. Esto es especialmente útil para completar automáticamente fases y tareas según la plantilla sin realizar el proceso manualmente.
• Proyecto multifase: formulario utilizado para registrar un proyecto, los gastos planificados, los márgenes, para quién se ejecutará el proyecto y las fases y tareas del proyecto.
• Fase: un periodo de tiempo durante el cual se ejecutan determinadas actividades.
• Tarea: actividades que se ejecutan durante una fase del proyecto.
• Informe de gasto: formulario utilizado para registrar gastos de artículos y tiempo para un proyecto.

Configuración

A continuación se introduce en la aplicación para el módulo de gestión de proyectos y servicios:

• Dimensión proyecto: para poder seleccionar proyectos en pedidos y facturas, la dimensión de proyecto se crea como un nuevo registro con tipo Proyecto en la pestaña Dimensión de la ventana Esquema contable.

• Producto:

  • Tipos de producto Servicios y Tipo de gasto: para los productos del informe de gasto se configuran productos con tipo de producto Servicios (para tiempo) y tipo de producto Tipo de gasto (para gastos).
  • Tipo de producto Artículo: se utiliza el proceso estándar de aprovisionamiento a pago para la compra de productos relacionados con el proyecto.

• Terceros:

  • Cliente: el tercero para el que se ejecuta el proyecto se configura como cliente.
  • Proveedor: el tercero que suministra productos relacionados con el proyecto se configura como proveedor.
  • Empleado:
    • Se completa la información del proveedor para poder crear facturas de compra para reembolsar gastos.
    • Se completa la categoría salarial para calcular el coste del tiempo dedicado al proyecto según lo documentado en los informes de tiempo.

• Tipo de proyecto: se puede crear una plantilla con fases y tareas estándar para generar fácilmente fases y tareas en un proyecto multifase.

Ejecución

El Proyecto multifase tiene la siguiente secuencia de eventos:

• La creación del Proyecto multifase con la siguiente información:
  • Importes planificados y márgenes relacionados con el proyecto en la sección Importes de la cabecera.
  • Información necesaria para crear un Pedido de venta en la sección Más información de la cabecera.
  • Opcionalmente, con el botón Establecer el tipo de proyecto, se utiliza un Tipo de proyecto existente para crear las fases y tareas. Alternativamente, sin utilizar un tipo de proyecto, las fases y tareas se crean manualmente en el Proyecto multifase.
  • Fechas de inicio y fin para el proyecto global y para fases y tareas.
  • Una vez introducida esta información, el estado del proyecto cambia a Parte.
• El coste planificado frente al real se supervisa en el informe Rentabilidad de Proyectos en base a lo siguiente:
  • Los informes de tiempo y los gastos de artículos se informan en Informe de gasto relacionados con el proyecto. En base a la categoría salarial del empleado en el momento del proyecto, la aplicación calcula el coste del tiempo dedicado.
  • Se crean facturas de compra para cualquier compra, coste de subcontratación o reembolso de gastos relacionados con el proyecto. Esto se realiza mediante Crear facturas de gastos AP.
  • Se crean facturas de venta como resultado de los Informe de gasto del proyecto. Esto se realiza mediante el proceso Crear pedidos de venta según gastos.
  • Al final de cada fase, se crea un Pedido de venta relacionado con la fase desde el Proyecto multifase utilizando el proceso Generar pedido de venta de la fase. La información para la creación del Pedido de venta se toma de la definición del proyecto y se realiza para el cliente del proyecto. Posteriormente, esto da lugar a la creación de una Factura (Cliente).
• El progreso del proyecto se supervisa de dos maneras. Para cada proyecto, las Fase y Mantenimiento pueden marcarse como completadas en la casilla de verificación destinada a tal fin. Además, puede utilizarse el informe Progreso de Proyectos. Recuerde que la precisión de la información del informe depende del uso de las casillas de verificación Completado en las pestañas Fase y Tarea.
• Tras la finalización de todas las fases, el estado del Proyecto multifase se cambia a Parte Cerrada.

Info

Recuerde que esta es una visión general de la Gestión de Proyectos y Servicios; visite las secciones Configuración, Transacciones y Herramientas de análisis para obtener información más específica.

Relación con otras áreas

Gestión de Proyectos y Servicios interactúa con los siguientes módulos:

• Gestión de Compras:
  • Los materiales relacionados con el proyecto se solicitan utilizando el proceso de aprovisionamiento a pago.
  • Se generan facturas de compra para los gastos pagados a empleados y para los bienes solicitados a proveedores.
• Gestión de Ventas: se generan pedidos de venta y facturas de venta para el cliente para el que se ejecuta el proyecto.
• Gestión de Almacén: los materiales solicitados para el proyecto pueden recibirse en existencias.
• Gestión Financiera: la información de las facturas de venta y compra creadas se envía a cuentas a pagar y a cobrar.

---

Este trabajo es una obra derivada de Gestión de Proyectos y Servicios de Openbravo Wiki, utilizada bajo CC BY-SA 2.5 ES. Esta obra está licenciada bajo CC BY-SA 2.5 por Etendo.