Esquema contable

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Visión general

La configuración del libro mayor (GL) define cómo se contabilizan las transacciones financieras de una organización en el libro mayor.

Se crea una configuración de GL siempre que se seleccione un módulo de referencia de archivo CSV o un Plan de Cuentas (CoA) durante el proceso de Crear entidad o los procesos de Crear organización.

La configuración del libro mayor creada por defecto puede personalizarse posteriormente para adaptarse a las necesidades de la organización.

Si se configura a nivel de entidad, el GL se asigna a la organización (*) y está disponible para todas las organizaciones dentro de esa entidad.
Si se configura a nivel de organización, el GL está disponible solo para esa organización y sus descendientes.

Info

Además de una configuración del libro mayor, esos archivos contables también crean el Árbol de cuentas o Plan de Cuentas de la organización y las cuentas por defecto del libro mayor.

Info

Etendo proporciona archivos contables a través de los módulos de Plan de Cuentas incluidos en un Localization Bundle si está disponible para su país.

Adicionalmente, una configuración del libro mayor también puede crearse manualmente, pero una vez que se haya creado el correspondiente Árbol de cuentas.

Info

Para más información, visite Cómo crear una configuración del libro mayor.

Por último, es importante remarcar que la configuración del GL y el CoA están vinculados, ya que Cuenta es una dimensión obligatoria del GL.

Ventana Esquema contable

La ventana Esquema contable permite al usuario revisar y mantener las configuraciones del libro mayor creadas por defecto y crear nuevas si es necesario.

Campos a tener en cuenta:

Una configuración del libro mayor creada por Valor por defecto puede modificarse para adaptarse a las necesidades de la organización cambiando las características siguientes:

El campo Moneda:
- La moneda por defecto proviene de la configuración de entidad/organización.
- Puede cambiarse antes de que comience la contabilización.
- Una organización puede tener múltiples GL en diferentes monedas.
  - Ejemplo: F&B España contabiliza tanto en USD (heredada) como en EUR (GL propio).
  - Resultado: dos informes de asiento, uno por libro mayor.

La casilla de verificación Permitir negativos: define si se permiten contabilizaciones negativas.

Activada: las anulaciones se contabilizan con importes negativos.

Desactivada: las anulaciones se vuelven a contabilizar con signos de débito/crédito opuestos.

Por ejemplo, una factura de compra genera la contabilización siguiente:


Cuenta	Débito	Crédito	Comentarios
Gastos del producto	Importe neto de línea		Una por línea de factura
Impuesto reclamado	Importe de impuesto		Una por línea de impuesto
Pasivo del proveedor		Importe total	Una por factura

Al anular:

Permitir negativos = SÍ (las contabilizaciones aparecen como valores negativos).
Permitir negativos = NO (las contabilizaciones se reclasifican: débito ↔ crédito).

La casilla de verificación Centralizado:
- Centralizado: cuando es SÍ, el campo Naturaleza de la cuenta (crédito/débito) se oculta en la pestaña Valor del elemento de la ventana Árbol de cuentas.
  - Es posible definir a nivel de libro mayor si los saldos de cualquier tipo de cuenta se van a mostrar como Positivo o Negativo en los estados financieros si se selecciona la casilla Centralizado:
    - Los saldos de Activos Débito se muestran como Positivo en el Balance.
    - Los saldos de Pasivos Crédito se muestran como Positivo en el Balance.
    - Los saldos de Patrimonio neto Crédito se muestran como Positivo en el Balance.
    - Los saldos de Gastos Débito se muestran como Positivo en la Cuenta de resultados.
    - Los saldos de Ingresos Crédito se muestran como Positivo en la Cuenta de resultados.
  Info
  
  Es posible desmarcar cualquiera de las casillas anteriores para mostrar cualquiera de los saldos como negativo.
- Centralizado: cuando es NO, el campo Naturaleza de la cuenta (crédito/débito) no se oculta en la pestaña Valor del elemento de la ventana Árbol de cuentas. Por lo tanto, la naturaleza de la cuenta de cada elemento del árbol de cuentas define cómo se mostrará el saldo de esa cuenta en los estados financieros.
Info

Es importante remarcar que la casilla Centralizado no está seleccionada por defecto para los libros mayores creados por defecto, ya que los correspondientes archivos CSV contables o los datos de referencia importados tienen su propia configuración mediante la Naturaleza de la cuenta (crédito/débito).

Pestaña Dimensiones

La pestaña Dimensiones permite al usuario configurar las dimensiones del libro mayor de la organización o añadir dimensiones contables adicionales no centralizadas en la entidad.

Etendo permite al usuario gestionar dimensiones contables obligatorias y no obligatorias que deben introducirse en la sección Dimensiones de los documentos, que pueden contabilizarse en el libro mayor.

Las dimensiones obligatorias pueden rellenarse o no dependiendo de la categoría del documento que se esté creando. Por ejemplo, Terceros y Producto son dimensiones obligatorias que deben rellenarse en una factura de compra, pero pueden rellenarse o no en un diario de libro mayor.

Existen dos dimensiones obligatorias a nivel de configuración del libro mayor de la organización, que son:

La Cuenta, ya que cualquier documento/transacción contabilizado en el libro mayor debe contabilizarse en una cuenta contable (o subcuenta en términos de Etendo) de un determinado árbol de cuentas o plan de cuentas.
La Organización, ya que cualquier documento/transacción contabilizado en el libro mayor debe contabilizarse en el libro mayor de una organización.

Además, si una organización pertenece a una entidad que centraliza las dimensiones contables, es posible añadir en esta pestaña otras dimensiones como las que se listan a continuación, que incluso pueden configurarse como Obligatorio para la organización:

Actividad
Activo
Campaña
Ubicación origen
Ubicación destino
Región de ventas

A continuación se muestra un ejemplo del libro mayor de una organización para el cual se han seleccionado las dimensiones siguientes en esta pestaña porque la organización pertenece a una entidad que no centraliza las dimensiones contables:

Dimensiones obligatorias:
- Organización
- y Cuenta
Dimensiones no obligatorias que se establecen como Obligatorio aquí:
- Terceros, Producto y Proyecto
Dimensión no obligatoria:
- Región de ventas

La configuración anterior significa que cada vez que se contabiliza en el libro mayor una transacción de cualquier tipo (factura de compra, factura de venta, diario de libro mayor), deben introducirse todas las dimensiones obligatorias anteriores, mientras que existe la opción de introducir información de región de ventas si la hubiera.

Note

Algunas dimensiones aparecen en algunas transacciones y otras no. Eso depende del documento que se esté creando. Por ejemplo, la dimensión Cuenta siempre aparece en la pestaña Líneas de un diario de libro mayor; sin embargo, no aparece en la pestaña Líneas de una factura de compra, ya que esos datos se toman automáticamente de las cuentas (subcuentas) configuradas para el producto, para el tercero y para los impuestos, si los hubiera.

Pestaña Tablas a contabilizar

La pestaña Tablas a contabilizar permite al usuario definir qué tablas y, por tanto, qué transacciones se van a contabilizar en el libro mayor y cuáles no.

Las tablas listadas a continuación son tablas aptas para contabilizar:


Nombre de la Tabla	Ventana
FinancialMgmtAmortization	Amortización
Factura	Factura de compra Factura de venta
Parte	Pedido de compra Pedido de venta
FIN_BankStatement	Cuenta financiera - Extracto bancario
FIN_Finacc_Transaction	Cuenta financiera - Transacciones
FIN_Payment	Cobro Pago
FIN_Reconciliation	Cuenta financiera - Conciliación
FinancialMgmtGLJournal	Diario del libro mayor
MaterialMgmtShipmentInOut	Recepción de mercancía Salida de mercancía
MaterialMgmtInternalConsumption	Consumo interno
MaterialMgmtInventoryCount	Inventario físico
ProcurementReceiptInvoiceMatch	Facturas emparejadas
ProcurementPOInvoiceMatch	Pedidos de compra emparejados
MaterialMgmtInternalMovement	Movimiento de mercancías
MaterialMgmtProductionTransaction	Orden de trabajo Producción de lista de materiales
FinancialMgmtBankStatement	Flujo de pagos antiguo - Extracto bancario Establecer Activo = No
FinancialMgmtCashJournal	Flujo de pagos antiguo - Diario de caja Establecer Activo = No
FinancialMgmtDPManagement	Flujo de pagos antiguo - Gestión de deuda-pago Establecer Activo = No
FinancialMgmtSettlement	Flujo de pagos antiguo - Liquidaciones Establecer Activo = No

Por ejemplo, los registros de la tabla FinancialMgmtAmortization son las transacciones de amortización que pueden contabilizarse.

Note

Los registros de las tablas anteriores pueden contabilizarse cuando la casilla de verificación Activo de estas tablas está establecida como Sí.

Info

Existe un indicador llamado Desactivar para Background junto a cada tabla anterior, que permite que una tabla determinada no sea tomada por el proceso de contabilización en segundo plano. En otras palabras, es posible configurar que las transacciones relacionadas con una determinada Tabla, por ejemplo la tabla Factura, no sean tomadas por ese proceso y, por tanto, no se contabilicen automáticamente.

Subpestaña Documentos

La pestaña Documentos permite al usuario definir qué tipos de documento de una tabla permiten contabilización negativa y si utilizan un proceso contable diferente del proceso por defecto basado en una plantilla contable determinada.

Pestaña Contabilidad general

La pestaña Contabilidad general permite al usuario definir las cuentas que se utilizarán en los asientos de cuadratura y en el proceso de cierre de fin de año.

Campos a tener en cuenta:

La cuenta obligatoria Resumen de contabilidad se rellena por defecto como parte de la configuración del libro mayor. Esa cuenta forma parte del plan de cuentas de la organización.

Info

Si no se selecciona un CSV contable o datos de referencia al ejecutar el proceso Crear entidad o el proceso Crear organización, esta cuenta obligatoria debe introducirse manualmente aquí una vez que se haya creado el árbol de cuentas y, por tanto, la correspondiente subcuenta de resumen de contabilidad (o resultado neto).
- La cuenta Resumen de contabilidad se utiliza en el proceso de cierre de año, ya que el asiento de cierre de P&L reinicia todas las cuentas de tipo ingresos y gastos y contabiliza la diferencia en esta cuenta.
- Contiene un conjunto de cuentas de Suspense que deben crearse bajo una rama específica del árbol de cuentas tal y como se explica en la ventana Árbol de cuentas.
- Esas cuentas también pueden ser proporcionadas por los archivos contables; de hecho, el CoA genérico proporciona estas cuentas.
La cuenta Cuenta de asiento no cuadrado se muestra si se selecciona la casilla Utilizar cuenta de asiento no cuadrado. Esta cuenta se utiliza en aquellos casos en los que un asiento contable no puede cuadrarse mientras se contabiliza. Si no hay una cuenta en este campo, Etendo muestra un error.
La cuenta Cuenta de error se muestra si se selecciona la casilla Utilizar cuenta de error. Esta cuenta se utiliza en aquellos casos en los que ocurre una excepción o error que impide que un asiento contable se contabilice. Si no hay una cuenta en este campo, Etendo mostrará un error.
La cuenta Reservas, si existe, recibe automáticamente el saldo de cierre de P&L de un año determinado. Si no hay una cuenta en este campo, no se moverá automáticamente nada desde la cuenta Resumen de contabilidad a la cuenta Reservas.
La cuenta Saldo de moneda se muestra si se selecciona la casilla Utilizar saldo de moneda. Esta cuenta se utiliza en aquellos casos en los que existen diferencias de redondeo de moneda al contabilizar una transacción. Por ejemplo, podría ocurrir que el total de la factura convertido a una moneda determinada no coincida al 100% con la suma de cada línea de factura convertida a la misma moneda.
La casilla de verificación Revertir Balance de Cuentas Permanentes permite al usuario incluir o no un asiento para revertir los saldos de las cuentas de balance durante el proceso de cierre de fin de año.

Pestaña Valores por defecto

La pestaña Valores por defecto permite al usuario mantener o añadir un conjunto de cuentas por defecto para utilizar al contabilizar un determinado tipo de transacciones.

Las cuentas Obligatorio Valor por defecto se rellenan por defecto como parte de la configuración del libro mayor. Esas cuentas forman parte del plan de cuentas de la organización.

Info

Si no se selecciona un csv contable o datos de referencia al ejecutar los procesos Crear entidad y Crear organización, estas cuentas obligatorias deben introducirse manualmente aquí una vez que se haya creado el Árbol de cuentas y, por tanto, las subcuentas correspondientes.

El botón Copiar cuentas permite seleccionar cuentas asignadas por defecto a cada Grupos de Terceros o Categoría del producto.

Info

Las cuentas asignadas por defecto a cada grupo de terceros, por ejemplo, también pueden asignarse por defecto a cada proveedor o cliente utilizando el botón de acción Copiar cuentas, esta vez desde la ventana Grupos de Terceros.

Note

Es posible sobrescribir estos valores por defecto a nivel de grupo de terceros, permitiendo que los pasivos de proveedor y los derechos de cobro de cliente de distintos terceros se contabilicen en cuentas diferentes. Este último cambio de configuración debe realizarse en las pestañas de proveedor y/o cliente de las ventanas de Terceros.

Las cuentas por defecto son:

Derechos de cobro de cliente
Anticipos de cliente
Descuadre
Ingresos por descuadre
Pasivo del proveedor
Anticipo de proveedor
Recepciones no facturadas
Cuenta de gasto por incobrables
Cuenta de ingreso por incobrables
Cuenta de provisión para deudas dudosas
Cuenta de deudas dudosas
Activo del producto
Gastos del producto
Gastos diferidos del producto
Ingresos del producto
Ingresos diferidos del producto
Coste de ventas del producto
Devolución de ingresos del producto
Devolución de coste de ventas del producto
Variación de precio de factura
Diferencias de almacén
Revalorización de inventario
Trabajo en curso
La cuenta por defecto de activo bancario se rellena como:
- la cuenta de depósito
- la cuenta de retirada
- la cuenta de pago cobrado (Cobro)
- la cuenta de pago cobrado (Pago)
La cuenta por defecto de banco en tránsito se rellena como:
- la cuenta de cobro en tránsito
- la cuenta de pago en tránsito
La cuenta por defecto de gasto bancario se rellena como:
- la cuenta de comisiones bancarias
Cuenta de ganancia por revalorización bancaria
Cuenta de pérdida por revalorización bancaria
Impuesto devengado
Impuesto reclamado
Amortización
Amortización acumulada

Este trabajo es una obra derivada de Configuración del libro mayor de Openbravo Wiki, utilizada bajo CC BY-SA 2.5 ES. Esta obra está licenciada bajo CC BY-SA 2.5 por Etendo.