Tipo de documento

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Visión general

Cada tipo de documento en Etendo hace referencia a una transacción empresarial como pedidos de compra, albaranes o facturas de venta, entre otros. Etendo incluye un conjunto completo de Tipos de documento estándar necesarios para que la aplicación funcione correctamente.

Este conjunto se incluye en dos conjuntos de datos de referencia:

Tipos de documento estándar para pedidos, facturas, etc. y configuración - Core - English (USA)
Tipos de documento y algoritmo por defecto para el emparejamiento automático de extractos bancarios - Advanced Payables

Info

Estos conjuntos de datos se pueden importar en la aplicación durante su configuración inicial mediante los procesos Crear entidad o Crear organización. O, si la aplicación ya está en funcionamiento, estos conjuntos de datos o sus actualizaciones pueden instalarse mediante la ventana Gestión del módulo de Empresa.

La lista completa de tipos de documento estándar es la siguiente:


Nombre del tipo de documento	Tipo doc. base	Transacción empresarial
AP CreditMemo	Nota de abono de proveedor	Nota de crédito de compra
AP Invoice	Factura de proveedor	Factura (Proveedor)
AR CreditMemo	Nota de abono de cliente	Nota de crédito de venta
AR Invoice	Factura de cliente	Factura (Cliente)
Return Material Sales Invoice	Factura de devolución de material (cliente)	Factura de venta de devolución de material
Reversed Sales Invoice	Factura de cliente	Factura de venta revertida
MM Receipt	Recepción de material	Albarán (Proveedor)
RTV Shipment	Recepción de material	Devolución a albarán de proveedor
MM Shipment	Entrega de material	Albarán (Cliente)
RFC Receipt	Entrega de material	Recepción de devolución de cliente
Pedido de compra	Pedido de compra	Pedido de compra
RTV Order	Pedido de compra	Devolución a proveedor
Presupuesto	Pedido de venta	Presupuesto de ventas
RFC Order	Pedido de venta	Pedido de venta de devolución de cliente
POS Order	Pedido de venta	Pedido de punto de venta
Warehouse Order	Pedido de venta	Pedido de almacén
Standard Order	Pedido de venta	Pedido de venta
AP Payment	Pago a proveedor	Pago
AR Receipt	Cobro de cliente	Cobros
Financial Account Transaction	Transacción de cuenta financiera	Transacción de cuenta financiera
Bank Statement File	Archivo de extracto bancario	Extracto bancario
Propuesta de Pago	Propuesta de pago a proveedor	Propuesta de Pago
Conciliación	Conciliación	Conciliación
Dudoso cobro	Dudoso cobro	Dudoso cobro
Ajuste de Costes	Ajuste de Costes	Ajuste de Costes
Landed Cost	Landed Cost	Landed Cost
Coste de Landed Cost	Coste de Landed Cost	Coste de Landed Cost
Ajuste de Valor del Inventario	Ajuste de Valor del Inventario	Ajuste de Valor del Inventario

Importante

Se podrían añadir nuevos tipos de documento a la lista anterior. Si ese fuera el caso, Etendo proporcionará una versión actualizada de los Datos de referencia que contenga los nuevos tipos de documento en nuevas versiones. Esos Datos de referencia recién creados deberán aplicarse a la Organización correspondiente en la Gestión del módulo de Empresa. También es posible crear manualmente nuevos tipos de documento, pero este proceso debe ser realizado por un usuario avanzado, tal y como se explica a continuación.

Guía avanzada de usuario

Cabecera

La ventana Tipo de documento permite a los usuarios avanzados configurar cómo se va a comportar cada tipo de documento en términos de contabilidad y secuenciación, entre otros.

Campos a tener en cuenta:

Una Organización es una unidad de su entidad o persona jurídica.
El Nombre del documento.
La Categoría de LM es un método opcional, definido por el usuario, para agrupar líneas de asiento.
La Etiqueta de impresión, que es el nombre del documento que se va a imprimir.
Un Tipo doc. base es el tipo base de documento que identifica un documento. Varios tipos de documento pueden compartir un único tipo doc. base.
El Subtipo SSO indica el tipo de pedido de venta al que hace referencia este documento.

Info

Este campo solo aparece cuando el Tipo doc. base es Pedido de venta.

La selección realizada aquí determinará qué documentos se generarán cuando se procese un pedido y qué documentos deben generarse manualmente o por lotes. A continuación se describe este proceso.
- La opción Pedido estándar genera únicamente el documento Pedido cuando se procesa el pedido. El albarán, la factura y el recibo deben generarse mediante otros procesos.
- La opción Pedido de almacén genera el Pedido y el albarán. La factura y el recibo deben generarse mediante otros procesos.
- La opción Pedido a crédito genera el Pedido, el albarán y la factura. El recibo debe generarse mediante otros procesos.
El indicador Doc.numéricamente controlado puede deshabilitarse o habilitarse si es necesario
- numerar manualmente un tipo de documento
- o numerar automáticamente un tipo de documento de acuerdo con una secuencia de documento.
La Secuencia de documento (numeración) indica la regla de secuenciación que se utilizará para este tipo de documento.

Info

Este campo solo se muestra cuando se selecciona la casilla Doc.numéricamente controlado.
La Tabla indica la tabla a la que corresponde el tipo de documento.
La casilla Operación de venta indica si este elemento es una operación de venta. Si no está marcada, por defecto el elemento hace referencia a una transacción de compra.
La casilla Devolución indica si el documento es de tipo reversión. Los documentos con este indicador permiten utilizar cantidades negativas.

La casilla Nota de crédito está habilitada por defecto para los tipos de documento Nota de crédito como Nota de abono de cliente y Nota de abono de proveedor:

Los tipos de documento Nota de crédito también son tipos de documento revertidos o anulados; sin embargo, se comportan de forma diferente a los tipos de documento de devolución, por ejemplo:

generan facturas con cantidad(es) facturada(s) positiva(s)

por lo tanto, la contabilización es siempre la opuesta a la de las facturas, independientemente de la configuración de la casilla Permitir negativos:


Cuenta	Débito contabilizado	Crédito contabilizado	Observaciones
Cuentas a cobrar de clientes		Imp. línea	Una por línea de factura
Débito de impuestos	Impuestos		Una por línea de impuesto
Ingresos por el producto	Importe total		Una por factura

Doc. anulacion, si existe, es el documento que se utilizará para anular un tipo de documento determinado.

Por ejemplo, un tipo de documento Factura de venta revertida puede configurarse como el documento anulado de una Factura de cliente; por lo tanto, ese será el que se utilizará al anular una Factura de cliente (o factura de venta).

Un tipo de documento Factura de venta revertida también es un tipo de documento Factura de cliente, pero puede tener una secuenciación diferente simplemente vinculándolo a una secuencia de documento distinta.

además, se configura como un tipo de documento Devolución, lo que significa que:

genera una factura de venta Negativo con una(s) cantidad(es) facturada(s) negativa(s)
por lo tanto, la contabilización será la opuesta a la de la factura de venta, tal y como se describe a continuación, en caso de que la casilla Permitir negativos esté habilitada y en caso de que no lo esté:


Cuenta	Débito contabilizado	Crédito contabilizado	Observaciones
Cuentas a cobrar de clientes	(-) Imp. línea		Una por línea de factura
Débito de impuestos		(-) Impuestos	Una por línea de impuesto
Ingresos por el producto		(-) Importe total	Una por factura


Cuenta	Débito contabilizado	Crédito contabilizado	Observaciones
Cuentas a cobrar de clientes		Imp. línea	Una por línea de factura
Débito de impuestos	Impuestos		Una por línea de impuesto
Ingresos por el producto	Importe total		Una por factura

La casilla Activo puede utilizarse para activar o desactivar este tipo de documento.
La casilla Valor por defecto indica si este registro se va a utilizar como valor por defecto.

Info

Los siguientes campos solo se muestran cuando el tipo doc. base seleccionado es Pedido de venta.
El campo Tipo doc.factura indica el tipo de documento que se utilizará cuando se genere una factura a partir de este documento de ventas. Permite definir el documento (p. ej., Factura de venta de devolución de material) que se utilizará al crear un Pedido de venta a partir de un Tipo de documento de devolución de material, como Devolución de cliente.
El campo Tipo de documento para pedido permite al usuario definir, para el Tipo de documento Presupuesto, el documento (p. ej., Pedido estándar) que se utilizará al crear un pedido de venta a partir de un presupuesto de ventas.
El campo Tipo doc.albarán indica el tipo de documento que se utilizará cuando se genere un albarán a partir de este documento de ventas.
El campo Tipo de Documento para Factura Simplificada indica el tipo de documento que se utilizará cuando se genere una factura simplificada a partir de este documento de ventas.
Tipo de Documento de Factura Agregada indica el tipo de documento que se utilizará cuando se genere una factura agregada a partir de este documento de ventas.

Plantillas para Informes

La solapa Plantillas para Informes permite al usuario configurar un aspecto diferente para los documentos imprimibles relacionados con cada tipo de documento mediante la configuración de plantillas Jasper .jrxml.

Info

Por defecto, estas plantillas se incluyen en los conjuntos de datos mencionados en la visión general.

Es posible imprimir tipos de documento como Albarán (Cliente) o Factura (Cliente) utilizando el botón de acción Imprimir, que se puede encontrar en la barra de herramientas de la ventana correspondiente.

En Etendo, cada documento apto para ser impreso está vinculado a una plantilla de informe estándar.

Si es necesario, las plantillas de informe se pueden personalizar e incluso se pueden crear nuevas y, por lo tanto, vincularlas a un tipo de documento determinado.

Warning

Aunque esta opción está disponible en esta solapa funcional, esta configuración debe ser realizada por un desarrollador.

Definiciones del correo electrónico

La solapa Definiciones del correo electrónico permite la creación de tantas plantillas de correo electrónico como sea necesario, dependiendo del idioma que se vaya a utilizar para enviar los documentos por correo electrónico. Los documentos pueden enviarse por correo electrónico utilizando el botón de acción Correo electrónico, que se puede encontrar en la barra de herramientas correspondiente.

Tal y como se muestra en la imagen anterior, es posible definir:

Una Plantilla de asunto para que se rellene con datos reales cada vez que se envía por correo electrónico un documento determinado.

Por ejemplo: New Invoice (@our_ref@) se convertirá en Nueva factura (SI/2589), donde SI/2589 es el número de la factura enviada por correo electrónico.
Una Plantilla de cuerpo para que se rellene con datos reales cada vez que se envía por correo electrónico un documento determinado.

Por ejemplo: Dear @cus_nam@, Find attached the invoice @our_ref@ corresponding to the products you received from F&B International Group. se convertirá en Estimado/a Healthly Food Supermarkets Co., adjunta encontrará la factura SI/2589 correspondiente a los productos que recibió de F&B International Group.

Esta es la lista de etiquetas posibles:

@cus_ref@: La referencia del documento del cliente.
@our_ref@: La referencia del documento.
@cus_nam@: El nombre del cliente.
@sal_nam@: El nombre del representante de ventas.
@bp_nam@: El nombre del tercero.
@doc_date@: La fecha del documento.
@doc_desc@: La descripción del documento.
@doc_nextduedate@: La siguiente fecha de vencimiento (si el documento tiene asociado algún plan de pagos).
@doc_lastduedate@: La última fecha de vencimiento (si el documento tiene asociado algún plan de pagos).

Traducción

En esta solapa, los tipos de documento pueden traducirse a cualquier idioma requerido. Para ello, cree un nuevo registro y rellene los campos correspondientes, tal y como se muestra a continuación.

Este trabajo es una obra derivada de Document Type de Openbravo Wiki, utilizada bajo CC BY-SA 2.5 ES. Esta obra está licenciada bajo CC BY-SA 2.5 por Etendo.